System Zarządzania Jakością, Samoocena wg Wspólnej Metody Oceny - CAF 2020
System Zarządzania Jakością, SAMOOCENA wg CAF 2020 
W Publicznej Szkole Muzycznej I st w Kowalewie Pomorskim działa zaspół do spraw zarządzania jakością, który koncentruje się na działaniach wspierających podnoszenie jakości procesów zarządzania szkołą. Zespół w ramach tworzenia Księgi Jakości (kliknij i przejrzyj) opracował Misję, Politykę jakości, mapę procesów, dokonał ich przeglądu i uatualnienia w 2024 r. Zespół dokonał dwukrotnie samooceny według modelu CAF, co przyniosło dużo pozytywnych zmian dotyczących procesów zarządzania, ich doskonalenia i monitorowania. Wiadomosci dotyczące samooceny w roku 2024 i 2022 znajdują się poniżej.
W czerwcu 2024 r. zespół dokonał ponownej samooceny i w jej wyniku opracował sprawozdanie, plan naprawczy na rok szkolny 2024/2025 oraz zaplanował kolejną samoocenę w 2026 roku.
Sprawozdanie z samooceny wg CAF w 2024 roku wraz z planem doskonalenia (kliknij i pobierz).
Raport z samooceny - skrót sprawozdania (kliknij i pobierz). 
Raport z badania satysfakcji uczniów, rodziców, pracowników 2024 (kliknij i pobierz) 
Cele strategiczne szkoły na lata 2024-2029 (klinij i zobacz stan realizacji procesów)
W wyniku działań doskonalących w latach 2022, 2023 opracowano mapę procesów wraz ze wskaźnikami i miernikami. Przygotowano również księgę Jakości Publicznej Szkoły Muzycznej I stopnia w Kowalewie Pomorskim, w której zawarto politykę jakości, misję, mapy procesów głównych i uzupełniających wraz z ze wzorami dokumentów. W celu prezentacji wybranych kluczowych wskaźników przygotowano dashboard przedstawiony poniżej. Szkoła przygotowywała się do kolejnej samooceny w czerwcu 2024 roku.
W 2022 roku przeprowadzono samoocenę Publicznej Szkoły Muzycznej I stopnia w Kowalewie Pomorskim. Samoocenę przeprowadzono na podstawie Wspólnej Metody Oceny - CAF 2020 w ramach procesu, na który składało się następujące działania:
1. Szkolenia wstępne, które odbyło się w trakcie roku szkolnego 2021/2022.
2. Zbieranie informacji obejmujących wszystkie obszary Modelu w ramach wydzielonych grup.
3. Warsztaty samooceny, które odbyły się w dniach 22-23.06.2022 r. w siedzibie szkoły. Szkolenie, poprzedzające konsultacje oraz pomoc merytoryczna prowadzona była przez eksperta Sławomira Wysockiego.
Proces odbywał się w ramach 10 kroków doskonalenia organizacji wg CAF:
Faza 1 – Początek drogi z CAF – kilka spotkań informacyjnych, zapoznawczych z systemem CAF prowadzonym przez dyrektora szkoły, które rozpoczęły się na 2 lata przed samooceną.
Krok 1 - Zdecyduj, jak zorganizować i zaplanować samoocenę. Powołanie zespołu oraz plan przygotowań oraz samooceny rozpoczęty został we wrześniu 2021 roku. Podjęto również kontakt z Krajowym Korespondentem CAF Katarzyną Dudzik w celu wsparcia merytorycznego planowanej samooceny.
Krok 2 - Upowszechnij informację o projekcie samooceny. Informacje o planowanej samoocenie upowszechniono podczas Rad Pedagogicznych, kanałach komunikacji elektronicznej (grupy nauczycieli na FB, wspólny dysk w chmurze, podręcznik CAF 2020 udostępniony w pokoju nauczycielskim, informacje – skrót CAF 2020 na tablicy ogłoszeń)
Faza 2 – Proces samooceny. Rozpoczęty we wrześniu 2021 r.
Krok 3 - Utwórz jedną lub więcej grup samooceny. Utworzona jedna grupa we wrześniu 2021 r.
Krok 4 - Zorganizuj szkolenie. Maj (szkolenie online) i czerwiec 2022 r. (szkolenie stacjonarne) z ekspertem Sławomirem Wysockim.
Krok 5 - Przeprowadź samoocenę. Czerwiec 2022 r.
Niniejsze sprawozdanie jest realizacją Kroku 6 - Sporządź sprawozdanie z wyników samooceny.
W celu przeprowadzenia samooceny powołano zespół samooceny złożony z 6 osób – pracowników Publicznej Szkoły Muzycznej I stopnia w Kowalewie Pomorskim (dyrektor, 4 nauczycieli, pracownik sekretariatu). Samoocenę poprzedziły spotkania zespołu prowadzone przez dyrektora szkoły omawiające cel samooceny, kanały komunikacji (grupa na portalu społecznościowym, wirtualny dysk) wstępne zapoznanie grupy z terminologią oraz kryteriami oceny CAF 2020. W celu zapoznania się z modelem CAF na wirtualnym dysku przygotowanym dla zespołu udostępniono wybrane materiały informacyjne dotyczące modelu CAF 2020 dostępne na stronie internetowej Serwisu Służby Cywilnej na podstronach poświęconych CAF. Podjęto również działania mające na celu uzyskanie wsparcia w procesie samooceny ze strony jednostki koordynującej zastosowanie modelu CAF w Polsce. Dyrektor szkoły otrzymał możliwość uczestniczenia 15 lutego 2022 r. w seminarium „Wyniki badania nt. znajomości i zainteresowania CAF w Polsce - wnioski, rekomendacje i plany”, w którego wyniku otrzymał dodatkowe informacje, materiały wspomagające zapoznanie się z modelem CAF. Przed warsztatem samooceny członkowie zespołu pracowali samodzielnie nad zapoznaniem się z CAF, zebraniem informacji, dowodów oraz dokonaniem wstępnej samooceny w zakresie przydzielonych kryteriów. Zapis pracy zespołu zostały dokonany w formularzu samooceny dostępnym w chmurze dla wszystkich członków zespołu. Podczas wstępnego procesu samooceny odbyło się spotkanie online z ekspertem CAF, mające na celu wyjaśnienie wybranych kryteriów oraz sposobu, skali oceny klasycznej, na jaki zdecydowała się organizacja.
Podczas warsztatów samooceny przedstawiono wyniki wstępnej samooceny. Następnie w całym zespole samooceny drogą dyskusji weryfikowano i uzgadniano ostateczne sformułowania mocnych stron, obszarów do poprawy oraz punktację dla wszystkich podkryteriów modelu CAF. Ostateczne wyniki samooceny są efektem konsensusu osiągniętego w ramach całego zespołu samooceny.
Informacje dotyczące samooceny opublikowano na stronie Serwisu Służby Cywilnej: https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/samoocena-caf-w-publicznej-szkole-muzycznej-i-stopnia-w-kowalewie-pomorskim
Ogólne wnioski dotyczące wyników samooceny.
Samoocena przygotowywana była przez długi okres, zakłócony pandemią oraz konfliktem na Ukrainie i związanymi z tym zmianami w funkcjonowaniu szkoły. Przed przystąpieniem do właściwego procesu przygotowań samooceny, który przebiegał w trakcie roku szkolnego 2021/2022 prowadzono wcześniejsze prace nad zwiększeniem świadomości nauczycieli na temat systemów zarządzania jakością, ich wykorzystania w szkolnictwie i potencjału jaki niosą ze sobą dla poprawy działalności szkoły i jakości oferowanych usług. W ciągu ostatnich trzech lat przeprowadzono krótkie szkolenia dotyczące wybranych systemów zarządzania jakością, narzędzi, szkolenia z tzw. miękkich umiejętności pracy w grupie (FRIS) i zwrócono uwagę na potencjał do wykorzystania jaki niesie ze sobą model CAF, szczególnie z uwzględnieniem dobrych praktyk, wykorzystania go w edukacji w krajach Europy zachodniej. Przygotowania do samooceny rozpoczęto od powołania zespołu podczas obrad Rady Pedagogicznej. Kolejnym krokiem było ustalenie sposobów komunikacji upowszechnienie informacji dotyczących modelu CAF 2020 (przede wszystkim narzędzia w chmurze, tablica informacyjna w pokoju nauczycielskim oraz pokoju dla oczekujących rodziców). Etap ten był rozciągnięty w czasie i z obecnej perspektywy wydaje się za długi. Zdaniem autora sprawozdania etap zapoznania się z modelem, terminologią, kryteriami, sposobami oceny mógłby być znacznie skrócony i odbyć się w ramach jednodniowego szkolenia przygotowującego do samooceny. Nie powinien on być bardzo odległy od samego właściwego procesu samooceny, co zapobiec może ponownemu wyjaśnianiu istoty procesu samooceny ze szczególnym uwzględnieniem rozumienia kryteriów i skali ocen.
Do zapoznania się z modelem wykorzystano obszerne materiały dostępne na stronie Serwisu Służby Cywilnej ze szczególnym uwzględnieniem Podręcznika CAF2020, Ulotki Informacyjnej nt. CAF2020, Przewodnika Caf po Caf-ie oraz w drugim kroku dokonanym przez dyrektora szkoły, tj. zapoznaniu się z wybranymi materiałami w języku angielskim dostępnymi na stronie EIPA oraz w wyszukiwarkach artykułów naukowych. W celu upowszechnienia tych materiałów udostępniono je na dysku w chmurze oraz w grupie na portalu społecznościowym. Pomimo długiego czasu na zapoznanie wystąpiły niestety problemy z przyswojeniem części nowej terminologii, które zostały wyjaśnione podczas szkolenia online i stacjonarnego z ekspertem.
Procesu samooceny dokonano wykorzystując punktację klasyczną. Ekspert zwracał uwagę na różnice pomiędzy punktacją klasyczną i dostrojoną. Ze względu na niską dojrzałość procesową organizacji i raczej początkową fazę zapoznawania się z modelem, ocena prowadzona była w punktacji klasycznej. Zwrócono uwagę na różnicę w ocenianiu efektywności w przeciwieństwie do postrzegania w poszczególnych podkryteriach, na szczególną rolę wyników, które mają być realizacją postawionych sobie konkretnych, mierzalnych celów z wykorzystaniem, np. techniki SMART. Cykl PDCA jako szczególna forma ciągłego doskonalenia przewijał się podczas samooceny w sposób bezustanny i budował świadomość zespołu nt. jego potencjału w przyszłych samoocenach.
Zespół samooceny dostrzegł braki w systematycznym gromadzeniu informacji o wynikach działań organizacji. Przełożyło się to na niską punktację za całość kryteriów w obszarze Wyniki: 15 pkt. Kryteria Potencjału zsumowały się wynikiem 171 pkt. Dało to zespołowi jasny sygnał jakie obszary są do poprawy, które należy zbudować od podstaw, a jakie przebiegają w sposób dobry i można je niewielkim koszem wzmocnić. Ogólna ocena organizacji zamknęła się sumą 186 punktów.
Pomimo sprecyzowanych celów w misji, planach operacyjnych, planach pracy, koncepcji pracy szkoły, badania zadowolenia klientów wewnętrznych i zewnętrznych jasno dało się zaobserwować brak doprecyzowania, określenie miar i docelowych wartości, jakie mają być osiągnięte
w procesie ich realizacji. Procesy główne takie jak procesy edukacyjne, które są realizowane w sposób mający odzwierciedlenie w procesie planowania, określenia celów, mierzenia ich wyników, procesów doskonalenia powinny zostać uzupełnione poprzez wprowadzenie będącej w trakcie opracowania mapy procesów wraz z wyznaczeniem mierzalnych celów, systemu ich pomiaru, zakresem odpowiedzialności poszczególnych osób i określeniem ram czasowych.
Głównym obszarem do poprawy okazał się brak doprecyzowanego systemu pomiaru celów. W ramach planu doskonalenia opracowany został harmonogram prac mający na celu doskonalenie procesów zarządzania szkołą jako organizacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem wniosków z przeprowadzonej samooceny wg modelu CAF2020, tj. ukończeniu mapy procesów wraz z systemem ich pomiaru. Samoocena wg modelu CAF 2020 została przeprowadzona w Publicznej Szkole Muzycznej I stopnia w Kowalewie Pomorskim po raz pierwszy. Docelowo organizacja planuje przeprowadzać ją co dwa lata, tak aby zachować ciągłość zbieranych danych i możliwość odpowiedniego wnioskowania, doskonalenia opartego na wynikach gromadzonych pomiarów. Organizacja zamierza skorzystać z możliwości poddania się Procedurze Poświadczenia Jakości Zastosowania CAF (PJZ CAF), jeśli zostanie taka możliwość udostępniona również dla jednostek edukacyjnych w Polsce, będących częścią organizacji podległych między innymi Jednostkom Samorządu Terytorialnego.
Plan doskonalenia jest dokuemntem do użytku wewnętrznego szkoły. Osoby, kótre chciałyby zapoznać się z tym planem, proszę o kontakt za pośrednictwem e-maila: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Zachęcamy do zapoznania się modelem CAF. Podstawowe, poniższe informacje na temat CAF udostępinione są między innymi na podstawie materiałów ze strony Serwisu Służby Cywilnej: https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/caf
Podstawowe informacje o CAF - cele i korzyści
Wspólna Metoda Oceny (ang. Common Assessment Framework, CAF) to model kompleksowego zarządzania jakością (ang. Total Quality Management, TQM), który pomaga organizacjom działać efektywniej. CAF został opracowany przez sektor publiczny dla sektora publicznego i zaprojektowany tak, by mogły go stosować wszystkie organizacje publiczne na świecie:
- we wszystkich obszarach sektora publicznego,
- na różnych poziomach - krajowym, regionalnym czy lokalnym.
CAF jest dostępny w domenie publicznej, bez opłat.
Cele CAF
- Wprowadzić organizację w kulturę doskonalenia i zasad kompleksowego zarządzania jakością (ang. Total Quality Management – TQM).
- Stopniowo prowadzić organizację do pełnego cyklu "Planuj-Wykonaj-Sprawdź-Popraw" (ang. Plan-Do-Check-Act - PCDA).
- Ułatwić organizacji przeprowadzenie samooceny, która pomoże jej określić sposób funkcjonowania i wypracować plan doskonalenia.
- Utworzyć „pomost”, który połączy różne modele, stosowane w zarządzaniu jakością.
- Ułatwić organizacjom sektora publicznego wzajemne uczenie się (ang. benchlearning).
CAF to wspólny projekt kierownictwa i pracowników, których zaangażowanie jest sprawą podstawową. CAF to szansa na to, aby kierownictwo i pracownicy mogli wspólnie omówić stan i sposób funkcjonowania organizacji. Pozwala też poprawić jej efektywność i skuteczność.
Korzyści z CAF
Zastosowanie CAF niesie korzyści - zarówno dla kierownictwa organizacji i pracowników, jak i dla innych zainteresowanych stron (interesariuszy).
Dzięki CAF kierownictwo:
- ocenia sposób, w jaki funkcjonuje organizacja, w oparciu o konkretne dowody;
- może określić stopień postępu i stan osiągnięć organizacji;
- znajduje odpowiedź na pytanie, co można zrobić, aby udoskonalić sposób funkcjonowania organizacji i poprawić jakość usług, jakie świadczy urząd;
- motywuje i zachęca pracowników do tego, by włączali się w proces doskonalenia organizacji (buduje zespół);
- ma pewność, że zarządza organizacją prawidłowo i efektywnie, zgodnie z najwyższymi standardami polityki jakości;
- ma dowód, że organizacja, którą kieruje, doskonali się, aby lepiej wykonywać usługi publiczne.
Dzięki CAF pracownicy:
- lepiej poznają organizację, w której pracują;
- poznają uniwersalne narzędzie doskonalenia zarządzania;
- rozwijają kompetencje zawodowe;
- wzbogacają swój życiorys zawodowy o takie elementy, jak udział w projekcie lub kierowanie projektem;
- są bardziej zadowoleni z pracy – mogą wykazać się inicjatywą, stają się współwłaścicielami rozwiązań usprawniających. Mają m.in. satysfakcję z tego, że są autorami tych rozwiązań; chętniej włączają się w prace zespołów projektowych, które realizują projekty doskonalące; mają większe poczucie wpływu na organizację; są bardziej zmotywowani, ponieważ czują się doceniani;
- lepiej i chętniej współpracują z innymi pracownikami. Poprawia się atmosfera współpracy, ponieważ samoocena zapewnia bezpieczne pole do wyrażania opinii na temat możliwości doskonalenia instytucji.
Inne korzyści z CAF
- Zastosowanie CAF ułatwia wprowadzanie nowych rozwiązań, które poprawiają jakość pracy, wytwarzanych produktów i świadczonych usług.
- CAF daje możliwość propagowania dobrych praktyk i dzielenia się nimi z korzyścią dla wszystkich zainteresowanych stron.
https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/caf